はじめに
皆さんは業務指示や依頼・伝達・御礼・謝罪・ほめる・感謝・指導する場合など、電話が繋がらない時は社内外の様々な方にメールで文書を送っていると思います。
指示や依頼・伝達などは以前私が書いた『仕事で役立つ文書の書き方』参考にして頂ければ良いのですが、それ以外の内容をうまくメールで伝える事は意外に難しく、言葉の使い方を間違えると人間関係にひびが入ってしまう可能性があります。
そこでメールで相手にうまく伝わる方法や注意事項を説明します。
具体的内容
① 謝罪する場合
【基 本】:面着や電話で直接つたえなければならないが相手が不在の場合は先ずは
メールを送って下さい。
【ポイント】:謝罪のメールは文書の書き方次第で言葉より有効な場合が有ります。
（とにかく謝って、謝って下さい）
悪い例：「この度は○○に関して問題を発生させ申し訳ございませんでした。」
解説 → 相手に反省が足りないと思われますね。
良い例：「この度は○○に関しまして大変な問題を発生させてしまい御社に多大なご迷惑をお掛け
致しております。」
「この事は弊社の至らなさと大反省し、伏してお詫び申し上げる次第でございます。」
解説 → とても反省しているように伝わりますね。
② 指導や注意やする場合
【基 本】:メールは絶対に使わないで下さい。必ず面着や電話で直接伝えて下さい。
【ポイント】：メールで注意や指導などする場合は、高圧的に感じますので送られた側はかなり
落ち込みます。
悪い例：メールで「今回の○○はあなたの手順書不順守です。反省して下さい。」
解説 → とても冷たく感じますね。
良い例：面着や電話で相手の気持ちをくみ取りながら指導や注意をする。
解説 → 相手の様子がわかり適切な指導や注意が出来ますね。
③ 感謝する場合
【基 本】:面着や電話で直接つたえなければならないが相手が不在の場合は先ずはメールを
送って下さい。
【ポイント】:感謝のメールは文書の書き方次第で言葉より有効な場合が有ります。
（とにかく感謝、感謝して下さい）
悪い例：「○○に関し、お願いした納期に間に合わせて頂きありがとうございました。」
解説 → 感謝していますが軽く感じますね。
良い例：「この度は○○に関し大変厳しい納期にも関わらずご対応賜り大変感謝
致しております。」
「御社のフットワークの良さに驚くと共に今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。」
解説 → メールを受け取った側はとても良い気持ちになると思います。
④ ほめる場合
【基 本】:面着や電話で直接伝えなければならないが相手が不在の場合は先ずはメールを
送って下さい。
【ポイント】:ほめる場合のメールは文書の書き方次第で言葉より有効な場合が有ります。
（とにかくほめて、ほめて下さい）
悪い例：「今日の○○は良かったと思います。」
解説 → ほめられた気分にはなりませんね
良い例：「今日の○○は素晴らしく良い出来でした。」
「これもひとえにあなたの努力の賜物と感心しています。今後も自信をもって
目標に向かって頑張って下さい。」
解説 → メールを受け取った側はこれからも頑張ろうと言う気持ちになりますね。
まとめ
謝罪・感謝・ほめる場合は、前述の通り、先ずは面着が基本ですが
相手がつかまらない場合は機を逸してしまうのでメールで早く伝えて下さい。
その時のキーワードは「丁寧な文書を書く事」です。
そうすることで相手への伝わり度が格段に変わります。
指導や注意やする場合やクレームを伝える場合は絶対に面着で行って下さい。
顔を突き合わすことで当人同士の顔の表情や言葉の強弱が伝わります。
メールは書き方によっては高圧的に伝わるので相手が過度に落ち込んだり、ともすると
「うつ病」への引き金にもなりかねません。
逆を言えば、相手を罵倒したり、過度に落ち込ませる為にはメールで伝えると言う
事になりますが、そんな事をしても何一つ良い事はありませんし、今後に禍根を残す
事になってしまいます。
いずれにしましても、質の高いコミュニケーションを心掛けましょう！！
