はじめに
昨今はメールやSNS等の便利な道具が有り、文書を瞬時に相手側に送信する事が出来ます。
その半面、文書の作成の方法や決まりを知らなくて「お客様や仕入先に不愉快な思いをさせてしまった」と言う方も見えると思います。
そこで、今回は社外に送る代表的な業務文書の書き方を『定型文書』と、社外はもちろんの事
社内に送る『メール文書』に分けて説明します。
定型文書の書き方
（1）定型文書とは
定型文書は基本的には郵送やメールに添付する文書を言います。
（2）レイアウトと書き方
例文の上段から順番に説明します。
1)日付
「発信年月日」を和暦で書くのが基本ですが、今は西暦で書いても問題はありません。
記載場所は書類の右側に揃えて下さい。
2)宛名
例文のように会社名・部署名・氏名・敬称を入れて個人に宛てる書き方と
「お客様各位」「仕入先各位」「関係者各位」など多数に宛てる書き方があります。
記載場所は書類の左側に揃えて下さい。
注意したいのは「○○社長様」「関係者各位様」など二重敬称はやめましょう。
3)差出人
文書を差し出す人の会社名や名前を書いて下さい。記載場所は右側に揃えて下さい。
4)件名
文書の要件や本題を示します。その際に要旨が読み手に分かるように書いて下さい。
またフォントを少し大きくして書類の中央に揃えて下さい。
5)前文
拝啓から始まり、季語や、相手の会社の繁栄を喜ぶような挨拶を入れて下さい。
6)主文
主文の冒頭は「さて」「ところで」と書いてこれから用件を伝える合図をします。
本文は読み手に分かる文書を心掛けて下さい。
7)末文
締めくくりの挨拶文を入れ、敬具で締めて下さい。
8)別記
本文で書くと分かりにくい内容や、項目を見やすくするときに使います。
書き出しの中央に「記」と書いて、箇条書きで項目を書き「以上」で締め括ります。
メール文書の書き方
（1）メール文書とは
メール本文にそのまま(添付文書ではなく)記載する文書を言います。
内容が会社間の取引に関するもや重要事項は必ず定型文で行行って下さい。
メール文書はあくまで報連相や補助の範囲で使って下さい。
（2）レイアウトと書き方
基本レイアウトは特に決まりはありませんが、定型文と同様にしておけば無難ですね。
以下の例を参考にして下さい。
終わりに
冒頭でも触れましたように、メールやSNS等はうまく使えば、多数の人に一瞬で文書を送れる等、万能なツールです。
しかし使い方や言い回しを間違えると取り返しのつかない事になってしまいます。
例えば、社内の関係部署に何気ないメール文書を送ったつもりが、「このメールで何が言いたいのですか？」と返ってきました。
受け取り側は頭に血が上り。「どこが分からないのですか？あなたこそ理解力がありませんね」と返信します。
もうお分かりですね。ここからはメールで喧嘩が始まり、良好だった人間関係が崩れてしまいます。
ですから過度にメールに頼らず、内容によっては直接会話や電話で会話して下さい。これが本当のコミュニケーションだと思います。
